目の前に患者さまがいるかの様に

私たちカスタマーサポートセンターの仕事は、電話やパソコンの向こう側にいらっしゃる患者さまのお悩みをしっかりとお聞きして、不安を解消し、クリニックへご来院いただくことです。患者さまのお悩みは、お一人おひとりまったく異なります。最初に当院と触れ合う「窓口」である私たちが患者さまのお気持ちを汲み取り、しっかりとお話をうかがうことで安心してご来院いただくことができると信じて、日々業務を行っています。

現在活躍しているスタッフも、最初はオペレーター業務や美容医療業界は未経験でした。カスタマーサービスセンターでは、質の高い教育体制の元に各治療施術の知識をはじめ、電話対応のノウハウ全てを身につけることが可能です。そして、その技術に加え、たとえ電話やパソコンの向こうであっても、まるで目の前に患者さまがいるかの様にコミュニケーションすることを心掛けています。

また、常に正確でわかりやすいご案内を徹底する様、どんなに経験を重ねても日々トークの見直しをすることは忘れません。

仕事内容

電話・メールで寄せられる問い合わせや施術予約の対応を行います。脱毛やスキンケア、ニキビ、AGA治療など、患者さまが希望される診療内容に合わせて、医師のシフト確認や医療機器に応じた施術室選定など、様々な視点で予約受付をしていきます。さらには、この後、依頼されることが予想出来る予約まで先読みして、スケジュールを埋める必要があるのです。いただいた内容をもとに、予約であれば、電子カルテに日時を入力・確定のご連絡をします。相談であれば、患者さまのご相談内容に応じて適切な文章を作成の上、返信をします。(過去の事例を元に類似相談への対応最適化の為、フォーマットを使用する場合もあります。)メール・電話の比率はおおよそ7:3となり、1日あたり数百通のメールを手分けして対応する様なイメージです。

仕事の流れ

朝礼
同じチームのメンバーと当日の対応予想件数の共有や申し送り事項などを確認します。
同じチームのメンバーと当日の対応予想件数の共有や申し送り事項などを確認します。
患者さまの電話対応
施術予約の連絡は、日々たくさんの患者様から寄せられます。いかに隙間なく予約を埋められるかが重要です。
施術予約の連絡は、日々たくさんの患者様から寄せられます。いかに隙間なく予約を埋められるかが重要です。
メール対応
ご予約であれば、希望日時と予約表を照らし合わせて確認し、相談の場合には、美容医療の専門性の高い問い合わせで無ければ、ご相談内容に応じて適切な文章を作成の上、返信をお送りします。
ご予約であれば、希望日時と予約表を照らし合わせて確認し、相談の場合には、美容医療の専門性の高い問い合わせで無ければ、ご相談内容に応じて適切な文章を作成の上、返信をお送りします。

スタッフの声

研修・教育体制・社内制度など

昼食補助
健康に配慮した安価な食事の提供を目的として「オフィスおかん」を福利厚生の一環で導入しています。

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